Las notarías del Ecuador son sujetos obligados ante la UAFE: deben aplicar debida diligencia sobre quienes intervienen en los actos que autorizan y reportar periódicamente esa información. Esta guía resume por qué califican, qué se registra de cada escritura y qué plazos deben cumplir.
¿Qué es un sujeto obligado?
Es la persona natural o jurídica que, por su actividad, está obligada a reportar a la Unidad de Análisis Financiero y Económico del Ecuador (UAFE) para prevenir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo (PLA/FT). Las notarías, por la naturaleza de los actos que autorizan, entran en esta categoría.
¿Por qué las notarías están obligadas?
Ante una notaría se celebran actos con efecto económico y patrimonial: compraventas de inmuebles y vehículos, hipotecas, constitución y reformas de sociedades, poderes, fideicomisos y más. Cada uno mueve dinero o bienes y puede ser usado para dar apariencia de legalidad a fondos de origen ilícito. Por eso la notaría debe conocer a los intervinientes y dejar constancia reportable de cada operación.
Qué se registra de cada escritura
- Datos del acto. Número de escritura, fecha, tipo de trámite y el bien involucrado (inmueble, vehículo u otro), con su avalúo y el valor del contrato.
- Intervinientes. Cada parte del acto —comprador, vendedor, acreedor, apoderado, testigo— con su identificación, nombre o razón social, nacionalidad, rol y el papel que cumple.
- Debida diligencia. Verificar la identidad de cada interviniente. Cuando una parte es una empresa, revisar su expediente (accionistas, administradores y beneficiarios finales).
Obligaciones principales
- Registro en el SISLAFT. Inscribirse en el sistema de la UAFE y obtener el código de registro del sujeto obligado.
- Oficial de cumplimiento. Designar y calificar a la persona que será el punto de contacto con la UAFE.
- Reportes. Remitir la información de las operaciones del mes y el reporte de operaciones sospechosas (ROS) cuando corresponda, en los formatos y plazos que exige la normativa.
Reportes que debes conocer
- Reporte mensual de operaciones. La información de las escrituras y sus intervinientes del mes, en el formato que la UAFE valida antes de aceptarla.
- ROS. Reporte de operaciones sospechosas; no depende del monto y se envía cuando el oficial detecta una señal de alerta.
- RIA. Reporte de información adicional, cuando la UAFE lo solicita.
Si además quieres entender la lógica del reporte mensual en otros sectores, revisa cómo generar el reporte UAFE mensual.
Riesgos de incumplir
No reportar, hacerlo fuera de plazo o con archivos mal formados expone a la notaría a sanciones administrativas por parte de la UAFE y de los organismos de control, y al rechazo de los envíos en el SISLAFT. Mantener el registro al día y reportar con el formato correcto es la mejor protección.
Cómo te ayuda OCELOT-UAFE a cumplir
OCELOT-UAFE permite registrar cada escritura con sus intervinientes y validaciones desde la captura, y genera el reporte del mes con el formato que exige la UAFE. Cuando un interviniente es una empresa, consulta la Superintendencia de Compañías: trae su razón social y su expediente (accionistas, administradores y beneficiarios finales) y archiva sus documentos como respaldo de tu debida diligencia. Así el oficial de cumplimiento dedica su tiempo a revisar señales de alerta y no a pelear con planillas.
Preguntas frecuentes
¿Por qué una notaría es sujeto obligado ante la UAFE?
Porque las notarías autorizan actos con trascendencia patrimonial —compraventas, hipotecas, constitución de sociedades, poderes, entre otros— que pueden usarse para lavar activos. Por eso la UAFE las considera sujetos obligados y les exige aplicar debida diligencia sobre quienes intervienen y reportar la información de esos actos.
¿Qué reporta una notaría a la UAFE?
La información de las escrituras que autoriza y de las personas que intervienen en cada acto: tipo de acto, bien involucrado, valores, y los datos de cada interviniente con su rol. La notaría también designa un oficial de cumplimiento y remite un reporte de operación sospechosa (ROS) cuando detecta una señal de alerta.
¿Cada cuánto debe reportar una notaría?
El reporte de las operaciones del mes se envía al SISLAFT dentro de los primeros días del mes siguiente, según los plazos que fija la UAFE. El ROS no depende de un calendario: se envía cuando el oficial de cumplimiento toma conocimiento de una operación sospechosa.